Tugas 3 Manajemen Umum (Soft Skill)

KOORDINASI, WEWENANG, MOTIVASI dan KOMUNIKASI

Pengertian koordinasi

Koordinasi (coordination) adalah proses pengintegrasian tujuan –tujuan dan kegiatan –kegiatan pada satuan – satuan yang terpisah (departemen atau bidang – bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Pengertian wewenang

Wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.

Teori – teori motivasi menurut beberapa ahli :

Teori Abraham H. Maslow (Teori Kebutuhan)

Intinya bekisar pada pendapat bahwa manusia mempunyai lima tingkat atau hierarki kebutuhan, yaitu

1. Kebutuhan fisiologikal (physiological needs)
2. Kebutuhan rasa aman (safety needs)
3. Kebutuhan kasih saying (love needs)
4. Kebutuhan akan harga diri (esteem needs)
5. Aktualisi diri (self actualization)

Teori McClelland (Teori Kebutuhan Berprestasi)

Teori McClelland dikenal tentang teori kebutuhan untuk mencapai prestasi atau Need for acievment (N.Ach) yang menyatakan bahwa motivasi berbeda – beda, sesuai dengan kekuatan kebutuhan akan prestasi. Menurut McClelland karakteristik orang yang berprestasi tinggi (high achievers) memiliki 3 ciri umum, yaitu :

* Sebuah preferensi untuk mengerjakan tugas – tugas dengan derajat kesulitan moderat.

* Menyukai situasi – situasi dimana kinerja mereka timbul karena upaya – upaya mereka sendiri, dan bukan karena factor – factor lain.

* Menginginkan umpan balik tentang keberhasilan dan kegagalan mereka, dibandingkan dengan mereka yang berprestasi rendah.

Teori Clyton Alderfer (Teori “ERG”)

ERG, yaitu E = Existense (kebutuhan akn eksistensi), R = Relatedness (kebutuhan untuk berhubungan dengan pihak lain) dan G = Growth (kebutuhan akan pertumbuhan). Apabila teori Alderfer disimak lebih lanjut akan tmpak bahwa :

* Makin tidak terpenuhi suatu kebutuhan tertentu, makin besar pula keinginan untuk memuaskannya.

* Kuatnya keinginan memuaskan kebutuhan yang lebih tinggi semakin besar apabila kebutuhan yang lebih rendah telah dipuaskan.

* Sebaliknya, semakin sulit memuaskan kebutuhan yang tingkatnya lebih tinggi, semakin besar keinginan untuk memuaskan kebutuhan yang lebih mendasar.

Teori Herzberg (Teori Dua Faktor)

Menurut teori ini yang dimaksud factor motivasional adalah hal – hal yang mendorong berprestasi yang sifatnya intrinsik, yang berarti bersumber dalam diri seseorang, sedangkan yang dimaksud dengan factor hygiene atau pemeliharaan adalh factor – factor yang sifatnya ekstrinsik yang berarti bersumber dari luar diri yang turut menetukan perilaku seseorang dalam kehidupan seseorang.

Teori Keadilan

Dalam membubuhkan persepsi tertentu, seorang pegawai biasanya menggunakan empat hal sebagai pembanding :

* Harapannya tentang jumlah imbalan yang dianggapnya layak diterima berdasarkan kualitifikasi pribadi, seperti pendidikan, keterampilan, sifat pekerjaan dan pengaamannya.

* Imbalan yang diterima oleh orang lain dalam organisasi yang kualitifikasi dan sifat pekerjaannya relative sama dengan yang bersangkutan sendiri.

* Imbalan yang diterima oleh pegawai lain di organisasi lain di kawasan yang sama serta melakukan kegiatan sejenis.

* Peraturan perundang – undangan yang berlaku mengenai jumlah dan jenis imbalan yang merupakan hak para pegawai.

Teori penetapan tujuan (goal setting theory)

Edwin Locke mengemukakan bahwa dalam penetapan tujuan memiliki empat macam mekanisme motivasional, yakni

(a) tujuan – tujuan mengarahkan perhatian

(b) tujuan – tujuan mengatur upaya

(c) tujuan – tujuan meningkatkan persistensi , dan

(d) tujuan – tujuan menunjang strategi – strategi dan rencana – rencana kegiatan.

Teori Viktor H. Vroom(Teori harapan)

Menurut teori ini motivasi merupakan akibat suatu hasil dari yang ingin dicapai oleh seorang dan perkiraan yang bersangkutan bahwa tindakannya akan mengarah kepada hasil yang diinginkannya itu. Artinya, apabila seseorang sangat menginginkan sesuatu, dan jalan tampaknya terbuka untuk memperolehnya, yang bersangkutan akan berupaya mendapatkannya.

Teori penguatan danModifikasi Perilaku

Dalam hal ini berlakulah upaya yang dikenal dengan “hukum pengaruh” yang menyatakan bahwa manusia cenderung untuk mengulangi perilaku yang mempunyai konsekwensi yang menguntungkan dirinya dan mengelakkan perilaku yang mengakibatkan timbulnya kosekwensi yang merugikan.

Teori kaitan Imbalan dengan Prestasi

Menurut model ini, motivasi seorang individu sangat dipengaruhi oleh berbagai factor, baik yang bersifat internal maupun eksternal.

factor internal :

(a) persepsi seorang mengenai diri sendiri

(b) harga diri

(c) harapan pribadi

(d) kebutuhan

(e) keinginan

(f) kepuasan kerja

(g) prestasi kerja yang dihasilkan.

Factor eksternal :

(a) jenis dan sifat pekerjaan

(b)kelompok kerja dimana seorang bergabung

(c) organisasi tempat kerja

(d) situasi lingkungan pada umumnya

(e) system imbalan yang berlaku dan cara penerapannya.

Mengapa komunikasi penting dalam suatu organisasi? Pertanyaan ini kerap dilontarkan oleh mereka yang“concern ” terhadap kajian fenomena komunikasi maupun mereka yang tertarik pada gejala-gejala keorganisasian. Dalam kenyataannya masalah komunikasi senantiasa muncul dalam proses organisasi. Bahkan boleh dikata, organisasi tanpa komunikasi ibarat sebuah mobil yang di dalamnya terdapat rangkaian alat-alat otomotif, yang terpaksa tidak berfungsi karena tidak adanya aliran fungsi antara satu bagian dengan bagian yang lain.Conection komunikasi merupakan sistem aliran yang menghubungkan dan membangkitkan kinerja antar bagian dalam organisasi sehingga menghasilkan sinergi.

Komunikasi menyediakan alalt-alat untuk pengambilan keputusan menerima umpan-balik dan mengoreksi tujuan serta prosedur organisasi. Apabila komunikasi berhenti maka aktivitas organisasi akan berhenti.