Tugas 2 Manajemen Umum (Soft Skill)

A. PERENCANAAN
Perencaan adalah menetapkan suatu cara untuk bertindak sebelum tindakan itu sendiri dilaksanakan. Dengan kata lain bahwa dalam perencanaan maka orang diharuskan untuk berpikir lebih dahulu tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya dan siapa yang melaksanakan serta yang bertanggung jawab terhadap kegiatan yang dilakukan tersebut. Sehingga dengan langkah ini, yaitu mengadakan pemikiran terlebih dahulu mengenai semua hal yang telah disebutkan diatas, diharapkan bahwa tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dapat dicapai dengan lebih efektif serta efisien.

Sehingga sebenarnya, setiap bentuk organisasi apapun, dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, sebaiknya atau hendaknya membuat terlebih dahulu “perencanaan”. Dan apalagi kalau organisasi tersebut berkembang menjadi suatu organisasi yang besar, maka tanpa adanya suatu perencanaan, pasti akan mengalami suat kegagalan dalam mencapai tujuannya.

Syarat perencanaan yang baik:

a. Berdasarkan pada alternative
Agar dapat menetapkan suatu perencaan yang baik, maka
sebaiknya sebelum perencanaan itu kita tetapkan, harus ditetapkan terlebih dahulu alternative dari perencanaan. Dengan adanya alternative perencanaan, yaitu dengan jalan mempertimbangkan untung ruginya (cost and benefit) dari masing-masing alternative, maka dapat kiranya kita menentukan suatu alternative perencanaan yang paling baik
b. Harus Realistis
Seperti halnya dengan tujuan organisasi, perencanaan harus realistis. Bila rencana itu tidak realistis, mungkin hanya akan baik diatas kertas, namun tidak dapat dilaksanakan dalam prakteknya. Suatu rencana yang tidak realistis kemungkinan terjadi karena pembuat rencana itu tidak melihat adanya kekuatan, kelemahan, kesempatan dan batasan-batasan yang dimiliki oleh organisasi. Misalnya keterbatasan dalam hal teknologi, keterbatasan sumber dana, keterbatasan tenaga kerja dan lain sebagainya.
c. Rencana harus Ekonomis
Melihat adanya berbagai factor diatas, terutama terhadap keterbatasan organisasi, harus pula memperhatikan pertimbangan ekonomis dalam pembuatan suatu rencana. Bila didalam proses pembuatan rencana itu meninggalkan pertimbangan ekonomis, kemungkinan di dalam pelaksaannya nanti, akan timbul adanya pemborosan-pemborosan, baik dari segi tenaga, waktu dan sebagainya. Sehingga dalam pembuatan rencana segi ekonomisnya harus benar-benar dipertimbangkan.
d. Rencana harus Luwes (Fleksible)
Sebenarnya suatu rencana yang baik adalah yang telah mendasarkan diri terhadap adanya penelitian yang telah dilangsungkan sebelumnya secara mendalam, tentu pula setelah memperhitungkan berbagai kemungkinan-kemungkinan yang ada. Namun di dalam prakteknya seringkali terjadi, walaupun rencana itu telah dibuat dengan baik, seringpula ditinjau kembali. Ini disebabkan karena dalam praktekny, sering muncul hal-hal yang tidak diduga sebelumnya dan sulit untuk diperhitungkan. Sebagai contoh adanya resesi ekonomi yang dapat mengakibatkan perubahan harga-harga barang, perubahan peraturan pemerintah dan lain sebagainya. Sebab itu, rencana harus bersifat luwes, artinya setiap waktu dapat dievaluir sesuai dengan perkembangan organisasi maupun situasi dan kondisi pada waktu tersebut. Namun ini bukan berarti bahwa suatu rencana yang telah dibuat, dapat diubah sesuka hati.
e. Dilandasi Partisipasi
Ada baiknya kalau dalam membuat suatu rencana dilandasi unsure partisipasi. Sebab dengan adanya partisipasi dari segenap pihak dalam organisasi, diperoleh berbagai masukan (input) yang sangat besar manfaatnya di dalam pembuatan rencana itu sendiri. Dengan adanya partisipasi ini, sebenarnya organisasi memperoleh keuntungan ganda, sebab selain rencana itu sendiri menjadi lebih baik atau lebih sempurna, juga timbul pula adanya suatu gairah kerja serta semangat kerja dari masing-masing karyawan, karena merasa diikutsertakan dalam pembuatan rencana (lebih merasa dihargai).

Didalam membuat suatu rencana, disamping persyaratan yang telah disebutkan diatas, sebenarnya masih ada hal-hal lain yang juga perlu diperhatikan, yang dapat pula menunjang agar tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dapat dicapai dengan efektif serta efisien. Hal-hal yang perlu diperhatikan tersebut merupakan ketentuan umum yang harus dilaksanakan oleh setiap organisasi dalam pembuatan suatu rencana, diantaranya adalah:

• Suatu rencana harus dapat dijadikan landasan bagi fungsi-fungsi manajemen lainnya
• Harus dapat mendayagunakan segala fasilitas organisasi
• Suatu rencana harus bersifat dinamis
• Harus menghindarkan diri terhadap adanya “under” maupun “over” – planning
• Dalam pembuatan rencana harus memperhatikan adanya koordinasi.


B. PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian berasal dari kata dasar organisasi (organum bahasa Latin) yang berarti alat atau badan, mempunyai beberapa versi devinisi. Tanpa mempermasalahkan ataupun mendevinisikan apa itu organisasi, pada dasarnya ada 3 (tiga) ciri husus dari organisasi, yaitu : adanya sekelompok manusia – kerja sama yang harmonis dan kerjasama tersebut berdasar atas hak, kewajiban serta tanggung jawab masing-masing orang untuk mencapai tujuan.

Dari uraian di atas, dapatlah diambil suatu kesimpulan bahwa “organisasi” adalah :
“Sekelompok manusia yang bekerjasama, dimana kerjasama tersebut dicanangkan dalam bentuk struktur organisasi atau gambaran skematis tentang hubungan kerja, dalam rangka mencapai suatu tujuan tertentu.”

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa “pengorganisasian” adalah suatu usaha yang ditempuh, agar sekelompok manusia yang bekerja sama dalam mencapai tujuan bersama, dapat berjalan atau berhasil dengan baik sesuai tujuan semula.

Tentang organisasi oleh beberapa ahli antara lain :

• James D. MoneyOrganisasi adalah bentuk dari perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.
• Dokter Kimbal
Organisasi adalah sebuah active atau cara kerja (mekanisme) dari menejemen. Tujuan mengadakan pengontrakan dan personalianya serta menentukan fungsi masing-masing tata kerjanya.
• Ralph Currier Davis
Organisasi adalah kelompok orang-orang yang bekerja menuju ke tujuan bersama dibawah pimpinan
• Ermaet Dalk
Organisasi adalah proses peremcanaan dalam sebuah badan usaha. Sifat; menyusun, mengembangkan dan pemeliharaan struktur atau pola hubungan kerja.
• John D. Millet
Organisasi adalah sebuah kerangka struktur, sebagai wahana dan wadah pelaksanaan pekerjaan banyak orang untuk mencapai suatu tujuan bersama.
• John Prisce Johnes
Organisasi adalah kelompok manusia bekerja yang dipersatukan di bawah sebuah pimpinan dan dengan sarana yang serasi demi mecapai tujuan bersama.
• Dwaight Waldo
Organisasi adalah struktur hubungan antar manusia berdasarkan wewenang dan kelanggengan dalam sebuah system administrasi.
• Edgar Segein
Organisasi adalah kordinasi yang rasional dari aktiva banyak orang dengan pembagian kerja, fungsi, wewenang dan tangung jawab demi mencapai tujuan bersama.
• Harley Trecker
Organisasi adalah tindakan atau proses perhimpunan dan kelompok-kelompok yang ada hubungannya atau sama lain dalam sebuah wadah atau hubungan.

Dari berbagai pendapat tentang pengertian organisasi tersebut maka dapat disimpulkan adanya tiga macam pendapat yaitu:
• Organisasi adalah kumpulan orang-orang.
• Organisasi adalah proses pembagian kerja.
• Organisasi adalah system kerja sama.
Dari tiga macam pedapat diatas maka dapat disusun suatu definisi tentang organisasi secara sederhana, yaitu:
“Organisasi adalah suatu system kerjasama dari sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu” J. Djati, S. John (1998 : 44).

C. MACAM-MACAM BENTUK ORGANISASI
Dalam pelaksanaan pengorganisasian, dikenal adanya bermacam bentuk organisasi atau lebih tepatnya struktur organisasi, di antarnya adalah:

1. Organisasi garis
Bentuk organisasi garis ini pertama kali muncul di kalangan militer, sehingga sering disebut sebagai bentuk organisasi militer, dan merupakan bentuk organisasi yang paling tua. Bentuk ini diciptakan oleh Henry Fayol, disamping itu bentuk organisasi garis merupakan bentuk organisasi yang paling sederhana. Organisasi garis mempunyai ciri khas sebagai berikut :
• Jumlah karyawan relatif sedikit
• Organisasi relatif kecil
• Karyawan saling mengenal dengan akrab
• Belum ada spesialisasi kerja, atau kalau ada masih relatif rendah
Kebaikannya :
• Perintah atau komando berjalan lancar, karena pimpinan hanya seorang
• Keputusan dapat diambil dengan cepat
• Solidaritas karyawan sangat tinggi, karena saling mengenal
Kelemahannya :
• Kemampuan seorang pimpinan sangat berpengaruh, sehingga kalau pimpinan tidak cakap atau tidak mampu, akan berakibat fatal bagi organisasi
• Timbulnya atau mendorong adanya sifat otoriter dari seorang pimpinan
• Membatasi perkembangan individu bawahan
2. Organisasi Fungsional
Dalam prakteknya, struktur organisasi fungsional ini kadang-kadang menimbulkan ketidak jelasan dalam pemberian perintah dari atasan kepada bawahan.Hal ini disebabkan kerena setiap atasan mempunyai wewenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan yang ada, sepanjang perintah tersebut masih ada hubungannya dengan fungsi yang dimiliki atasan. Struktur organisasi fungsional yang pada mulanya diciptakan oleh F.W Taylor, juga mempunyai kebaikan maupun kelemahan tersendiri.

Kebaikannya adalah :
• Adanya spesialisasi tugas yang jelas
• Adanya tenaga-tenaga ahli dalam masing-masing tugas sesuai dengan fungsi-fungsi organisasi yang ada
• Karyawan dengan spesialisasinya dapat didayagunakan semaksimal mungkin
Kelemahannya adalah :
• Koordinasi agak sulit diterapkan, karena bawahan mempunyai beberapa atasan
• Proses pengambilan keputusan seringkali terlambat, karena ditentukan oleh "top management"
• Dituntut adanya karyawan yang benar-benar trampil (seorang spesialis), yang kadang-kadang sulit mencarinya

3. Organisasi Garis Dan Staf
Bila suatu organisasi itu masih ralatif kecil, artinya belum banyak permasalahan yang dihadapi dan segera harus diatasi, maka bentuk struktur organisasi yang sederhana (organisasi garis) dapat untuk mengatasinya.Namun apabila organisasi tersebut berkembang semakin luas, mungkin akan timbul berbagai kesulitan bagi seorang pimpinan dalam mengambil suatu keputusan (decision making), sehingga pimpinan tersebut merasa perlu untuk minta bantuan kepada orang lain yang dianggap mampu dan ahli. Oleh sebab itu, dibentuklah suatu “staf penasehat” yang merupakan kumpulan orang-orang yang ahli dalam bidang-bidang tertentu. Adapun tugas dari staf tersebut adalah membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan.

Kebaikannya adalah :
• Dapat diterapkan baik dalam organisasi yang besar maupun organisasi yang kecil, apapun tujuan organisasi tersebut
• Ada pembagian tugas antara pimpinan dan bawahan (pelaksana) yang diakibatkan adanya staf
• Keputusan dapat diambil dengan lebih baik, karena adanya saran dari para ahli (staf)
Kelemahannya adalah :
• Rasa solidaritas karyawan berkurang, karena tidak saling mengenal antara bagian satu dengan bagian lainnya
• Perintah kadang-kadang menjadi agak kabur atau kurang jelas
• Pelaksanaan pekerjaan akan mengalami hambatan, apabila koordinasi pada staf kurang baik

4. Organisasi Gabungan
Bentuk organisasi gabungan ini pada dasarnya merupakan bentuk dari kombinasi struktur organisasi yang telah disebutkan sebelumnya, sehingga bentuk sruktur organisasinya dapat berupa gabungan dari bentuk organisasi garis dan staf, garis dan fungsional, fungsional dan staf atau kombinasi dari ketiga bentuk organisasi tersebut. Sehingga bentuk struktur organisasi gabungan ini akan mempunyai kebaikan serta kelemahannya mengikuti kebaikan maupun kelemahan organisasi yang dibentuknya dalam rangka penggabungan tersebut.

5. Organisasi Matriks
Bentuk struktur organisasi matrik pertama kali muncul pada sebuah perusahaan industri ruang angkasa, yang mempunyai banyak departemen di mana masing-masing departemen dipegang oleh para spesialis (tim ahli) guna mencapai tujuan perusahaan secara khusus. Dewasa ini, struktur organisasi matriks sering diterapkan pada suatu pekerjaan yang merupakan proyek-proyek besar. Secara nyata terlihat bahwa untuk menangani suatu proyek yang cukup besar dengan permasalahannya yang sangat kompleks, diperlukan suatu upaya penyelesaian yang tepat, baik ditinjau dari segi waktu, tenaga maupun biaya yang dibutuhkan. Karena dirasakan bahwa bentuk organisasi yang disebutkan sebelumnya tidak dapat untuk menyelesaikan berbagai permasalahan tersebut, maka dibentuklah struktur matriks ini, yang pada dasarnya mempunyai tujuan memadukan berbagai bentuk struktur organisasi yang telah ada serta unsur personalia yang ada dalam organisasi dengan berbagai spesialisasinya guna menyelesaikan suatu proyek. Dalam organisasi matriks, seorang bawahan mempunyai dua orang atasan sehingga mereka dibawah dua jalur wewenang atau dengan kata lain mempunyai dua rantai perintah, yang satu secara vertikal (bersifat fungsional) sedang lainnya secara horizontal yang berasal dari perintah pimpinan proyek. Bila kedua jalur tersebut digabungkan, akan terlihat bentuk sebuah matriks, sehingga disebut organisasi matriks

6. Organisasi Supervisi
Di Amerika Serikat terdapat bervariasi bentuk organisasi supervisi. Hal ini disebabkan antara lain kerena terdapat pertumbuhan sekolah-sekolah secara pesat dengan angka problema yang diadministrir. Pertumbuhan sekolah menambah jumlah lembaga supervise dengan variasi tugas para supervisor. Kondisi-kondisi seperti besarnya sekolah, jumlah pelaksana supervisi beserta pendidikan dan pengalaman orang-orang yang di supervise menyebabkan perbedaan organisasi supervise.
Fred C. Ayer & A. S. Barr, mengemukakan tiga bentuk Organisasi Supervisi. Di antaranya adalah:
1. Bentuk organisasi Extrisic-dualistic.
2. Bentuk organisasi Line and Staff.
3. Bentuk organisasi coordinate. Soetopo Hendiyat (1982:72)